Mi a projektmenedzsment?
A projektmenedzsment a projekt valamennyi szempont szerinti megtervezése, követése és ellenőrzése, és mindazok motiválása, akik részt vesznek a projekt céljainak az előre meghatározott időben, költségkereteken belül és megfelelő minőségben történő megvalósításában.
Miért van szükség projektmenedzsmentre?
A szervezetek számára a mindennapi működés mellett az egyik legnagyobb kihívás a projektek megfelelő előkészítése és lebonyolítása. Míg a normál üzleti folyamatok irányítását és végrehajtását hosszas gyakorlat során csiszolták, addig a projektek mindig egyediek, más és más célokkal, problémákkal, résztvevőkkel. Ennek megfelelően a projektek hatékony és sikeres lebonyolításához szilárd alapokon nyugvó és kipróbált módszertanra, valamint annak alkalmazásában jártas szakemberekre (projektvezetőre) van szükség.
A projektmenedzsment fő elemei
Módszertanunk a projekt teljes élettartama során gondoskodik a projektvezetés releváns feladatainak és megfelelő eszközeinek alkalmazásáról.
A projekt előkészítése és definiálása meghatározó annak teljes további életében. Szakembereink ennek érdekében hathatós segítséget nyújtanak mindazon feladatok elvégzésében, ami a projekt elindításáról szóló megalapozott döntéshez szükségesek.
A projekt tervezése során olyan terv készül, amely részletesen tartalmazza a projekt során elvégzendő összes feladatot, azok összefüggéseit, határidőket, felelősöket, és a projekt kivitelezésének peremfeltételeit.
A projekt végrehajtása során a feladatok elvégzésének irányítása, az előrehaladás ellenőrzése és visszamérése mellett – amelyek alapján a projektterv folyamatosan karbantartott – kiemelt figyelmet kapnak a következők:
- Erőforrás kezelés
- Problémakezelés
- Kockázatkezelés
- Dokumentáció menedzsment
- Projektmenedzsment tevékenységünk a sikeres végrehajtást követően a projekt formális lezárása útján teljesedik ki, amely keretében megtörténik a projekt kiértékelése, és azon tanulságok levonása, amelyek által a következő projektek még sikeresebben hajthatók végre.
- Projekt portfólió menedzsment
Ha kérdésként merül fel a mindennapok során, hogy
- Milyen projektekre lenne szükség?
- Mely projektek elindításával járunk jobban?
- Hogyan hangoljuk össze a különböző területek projektjeit?
- Milyen erőforrásokra lesz szükség a következő időszakban a projektek végrehajtásához?
akkor a választ a projektek portfólióban való kezelése adja meg.
Ezáltal biztosítható, hogy a korlátozott erőforrások – jellemzően pénz, eszköz, munkaerő – minél inkább a cég üzleti stratégiájának megvalósulását szolgálják. Ennek keretében alakítunk ki formális projekt igénykezelési folyamatot, amely által a projektekről határozó rendszeres vezetői fórum megfelelő információkat kap döntése meghozatalához (pl. projekt scorecard). A projektek portfólióban való kezelése elősegíti az erőforrásokkal való gazdálkodást, a projektek összességének pénzügyi tervezését, átláthatóságát és felügyeletét, ugyanakkor hatékony eszköz az integrált kockázatkezelés és a stratégiai gondolkodás megvalósításához is.
Projekt és projekt portfólió menedzsment informatikai támogatása
Az adott projekt/portfólió jellemzőinek ismeretében, valamint a szervezet projektkezelési gyakorlata és igényei alapján segítünk kiválasztani és bevezetni azon támogató informatikai eszközöket és rendszereket, amelyek a tervezés és megvalósítás során a leghatékonyabb támogatást nyújtják. Tesszük ezt azáltal, hogy magunk is sokféle eszközt kipróbáltunk, használtunk és használunk jelenleg is projektjeink támogatásához.
Bármely megoldást is javasoljuk, a döntésben mindenképpen prioritást élveznek az alábbiak:
- kezelhetőség
- naprakész információk nyújtása,
- a projekttagok együttműködése és kommunikációja (kollaboráció),
- a felhasználók minden szinten – például felsővezető, portfóliógazda, projektvezető, projekttag – testre szabott felületen
- és riportokon keresztül érhessék el a számukra fontos információkat,
- portfólió-kezelési igények kielégítése,
- más rendszerekkel való integrációs igények kielégítése.