Monitoring


Monitoring, kontrolling, értékelés

A projektek döntő többségénél kiemelt fontosságú és összetett feladat a projekttervben megfogalmazott céloknak megfelelő teljesítések, hatások és minőség elérése, a rendelkezésre álló erőforrások optimális kihasználása, a vállalt határidők pontos betartása, és mindezek összhangjának megteremtése. A projektek minőségbiztosításának feladata a projekt tevékenységeinek folyamatos nyomon követése, a projekt megvalósítása során jelentkező problémák feltárása és megoldásuk keresése, a kockázati tényezők azonosítása, és javaslatok kidolgozása a kezelésükre, a projekt dokumentumok megfelelőségének, továbbá a projektcélok elérésének biztosítása.

A lecke célja a projektek magasabb szintű megvalósulását, a megvalósulás folyamatának figyelemmel kísérését, az elért eredményeknek a kitűzött célokkal való összehasonlítását és a visszacsatolást célzó monitoring és értékelési tevékenységre vonatkozó ismeretek bemutatása.

Ezen belül ismerteti a projektmonitoring, -kontrolling és értékelési tevékenységek értelmezését, a projektmenedzsmentben elfoglalt helyét, a különböző típusú projektekhez alkalmazható indikátorrendszert, a folyamatba épített monitoring, értékelési és visszacsatolási mechanizmusokat, a projekteknél alkalmazható monitoring és értékelési módszereket, valamint egy általános monitoring szabályzati rendszert, ami a konkrét projektekre rugalmasan adaptálható.

A monitoring, kontrolling és értékelési tevékenység fogalma

A projektmenedzsment egyik fontos feladata, hogy folyamatosan nyomon kell követnie a projekt tevékenységek előrehaladását, elemeznie és értékelnie kell egy adott időpontra vonatkoztatott részteljesítés alapján, hogy a határidőre történő teljesítés megvalósítható-e, valamint az addig elért teljesítéshez felhasznált erőforrások és költségek lehetővé teszik-e a még hátralévő feladatok tervezett kereteken belüli megvalósítását.

Áttekintve az energiahatékonyság-növelési és a megújuló energia hasznosítási programokra és projektekre vonatkozó szakirodalmat és a különböző országokban illetve nemzetközi együttműködésben megvalósított programokat megállapítható, hogy e területen nincs egységes szakmai értelmezése, meghatározása a monitoring, kontrolling és értékelési tevékenységnek. Az Európai Unió különböző országaiban alkalmazott módszerek eltérőek, bár néhány közös vonásuk megfigyelhető. Az alkalmazott módszerek a nemzeti sajátosságoktól (pl. az információ-gyűjtési rendszer), a program jellegétől függnek, és a módszertanok általában egy-egy programhoz illesztve célzottan lettek kialakítva. Az Európai Unió szintjén az EU Bizottság kezdeményezte egyes speciális programokra vonatkozóan az egységes monitoring és értékelési módszerek kidolgozását, például a SAVE program keretében kidolgozott „Ex-post Evaluation Guidebook for DSM and EE Services Programmes” kézikönyv segítségével, amely az értékeléssel foglalkozó szervezetek számára hasznos és részletes információkat tartalmaz. További nemzetközi kezdeményezésként meg kell említeni a Nemzetközi Energia Ügynökség (IEA) által kidolgozott segédletet is, amely a nemzeti és regionális energetikai programok eredményeinek és fenntarthatóságának értékeléséhez ad segítséget az IEA tagországok számára.

A monitoring fogalmának meghatározásánál az informatikai tudomány által létrehozott általános meghatározásból lehet kiindulnunk, amely szerint: „A monitoring az adatok időbeli változásának követését szolgáló információs rendszer.”

A monitoring fogalmának hazai értelmezései közül elsőként kell megemlíteni a Kormány 102/2006. (IV.28.) Korm. rendeletét, az Európai Unió által nyújtott egyes pénzügyi támogatások felhasználásával megvalósuló, és egyes nemzetközi megállapodások alapján finanszírozott programok monitoringrendszerének kialakításáról és működéséről. E rendelet az EU támogatási programokra vonatkozóan megadja a monitoringtevékenység meghatározását, és az ehhez kapcsolódó egyéb fogalmak értelmezését. A rendelet nem projektek, hanem programok monitoringjának szabályozására jött létre, és a programokra vonatkozóan a következők szerint fogalmaz.

102/2006.(IV.28.) kormányrendelet szerint:

„A források felhasználásának (pénzügyi monitoring), az eredményeknek és a teljesítményeknek (szakmai monitoring) mindenre kiterjedő – többek között szabályossági, hatékonysági és célszerűségi – vizsgálata rendszeres jelleggel projekt, ill. program szinten.

A monitoringrendszer a monitoringtevékenység folytatása céljából létrehozott intézmények, szervezetek, testületek és eszközök, eljárásrendek, valamint ezek együttes működtetése érdekében foganatosított intézkedések összessége.”

A fenti definíciókat kiterjesztve a projektmenedzsment területére a projektmonitoring fogalma alatt a következőt fogjuk érteni:

Projektmonitoring:

A források, az eredmények és a teljesítmények mindenre kiterjedő és rendszeres megfigyelése, amely a projektek eredményes, tervszerű és hatékony megvalósítása érdekében történik. A monitoring kiterjed annak vizsgálatára is, hogy a projekt megvalósítása megfelelt-e azoknak a célkitűzéseknek, amelyek a projekt megvalósítását szükségessé tették.

Általánosságban a monitoring folyamatos adatgyűjtés, feldolgozás és továbbítás a döntés(ek) előkészítése érdekében.

Szűkebb értelemben egy adott fejlesztés pénzügyi és fizikai megvalósításának nyomon követése, azt vizsgálva, hogy biztosított-e a célok elérése az eltervezett módon (a munkaterv, az ütemterv, a pénzügyi terv stb. szerint).

A projektmonitoring a projekt teljes időtartama alatt végzett folyamatos tevékenység, amely a projektvezetés munkáját segíti. Ebben a vonatkozásban belső monitoringról kell beszélni. Ezzel párhuzamosan a projektvezetéstől független külső vezetők, vagy szervezetek számára is történhet monitoringtevékenység. Ilyen lehet például a projektet lebonyolító vállalkozás felső vezetése, amelynek a projekt előrehaladásáról folyamatos tájékozódásra van szüksége, hogy az esetleg szükséges korrekciókról idejében tudjon dönteni. Pályázati vagy más külső támogatási forrás felhasználásával megvalósuló projektek esetében a támogató is végez külső monitoringtevékenységet.

Hasonlóan a monitoringhoz, a projektkontrolling szintén a projekt teljes időtartama alatt végzett tevékenység. A kontrolling keretében a projekt vezetés a definiált célok elérése érdekében folyamatosan figyeli a projekt tevékenységek határidőre való teljesítését, ellenőrzi az erőforrások és a költségek optimális felhasználását és a minőség megvalósulását. A projektkontrolling meghatározása röviden a következő:

Projektkontrolling:

A projektmenedzsment funkcionális eleme, a projekt tervezési, megvalósítási, ténykövetési, terv-tény eltérés elemzési feladatait végzi, döntés előkészítési információkat szolgáltat. A kontrolling a vezetés alrendszere, amely a tervezést, az ellenőrzést és az információellátást koordinálja.

Az előző két tevékenységgel szemben a projektértékelés általában meghatározott időszakonként elvégzett tevékenység, amelynek során a projektcél elérésének, a teljesítéseknek és a hatásoknak részletekbe menő értékelése történik meg, illetve ennek eredményeként sor kerülhet a projekt céljainak, eszközeinek is menet közben történő korrekciójára. A projektértékelés meghatározása röviden a következő:

Projektértékelés:

A projekt megvalósulásának meghatározott időpontokban (előzetesen, közben vagy a befejezést követően) elvégzett részletes elemzése mutatószámok (indikátorok) alkalmazásával, amelynek célja a projekt egészére, vagy egy meghatározott részterületére vonatkozóan a célelérés, a teljesítések, az eredmények és a hatások, azaz a projekt hatékonyságának vizsgálata. Ezen túlmenően az értékelés célja a projekt egészének átgondolása, és ennek alapján a szükséges módosítások kidolgozása, valamint a következő projektek tervezésénél figyelembe vehető tapasztalatok leszűrése.

A fenti meghatározásokat összevetve látható, hogy a három tevékenység egymástól nem független, egymáshoz erősen kapcsolódnak. Az egyik fő különbség, hogy a monitoringon alapuló kontrolling egy folyamatosan végzett projekt felügyeleti tevékenység, az értékelésre ugyanakkor csak meghatározott időszakonként kerül sor. További lényeges eltérés, hogy a monitoring és kontrolling a projekt végrehajtására összpontosít, ennek megfigyeléséhez olyan indikátorrendszereket alkalmaz, amelyek segítségével folyamatosan tájékoztatja a projekt menedzserét az előrehaladásról. Ezzel szemben az értékelési tevékenység középpontjában a projekt teljesítései, eredményei és hatásai vannak, és az alkalmazott indikátorok is ennek megfelelően vannak kialakítva. Összefoglalva a bemutatott fogalmak közötti legfontosabb különbség a következő:

Monitoring: információk gyűjtése, rendezése és jelentése a projekt fizikai és pénzügyi megvalósításának nyomon követéséhez.

kontrolling: a monitoring által szolgáltatott információk segítségével a projekt előrehaladásának folyamatos nyomon követése, a tervezett és a tényleges folyamatok összehasonlításával, elemzésével.

Értékelés: a tervezett és a ténylegesen megvalósult állapot közötti eltérés vizsgálata, a projekt eredményei és hatásai elemzésével, azaz a projekt hatékonyságának értékelése.

Az említett három fogalom mellett egy további negyedikkel is meg kell ismerkedni, amely szintén kapcsolódik a projektek nyomon követéséhez, ez pedig az ellenőrzés.

A projekt ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek folyamatos megfigyelését és felülvizsgálatát jelenti, amelynek célja az adminisztratív és jogi szabályoknak való megfelelés biztosítása, és a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése.

Pin It on Pinterest

Megosztás